lunes, 5 de mayo de 2014

INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Definición Es un documento que muestra la situación administrativa o contable de la empresa, expresa los comentarios más relevantes que se presentaron en la revisión practicada como: La calidad, alcance y desarrollo del informe, indicará el excelente contenido del resultado, esta presentación deberá ser oportuna para que se tomen medidas y las supervisarán auditores, supervisores o jefes de áreas, para dar un buen seguimiento a las recomendaciones hechas por el auditor. El informe de auditoría operacional – administrativa es el documento mediante el cual, se conocen los resultados de las revisiones que efectúan los auditores de una dependencia o entidad. Constituye el producto terminado de la auditoría operacional – administrativa, pues es la forma de dar a conocer a la empresa, todos los hechos o circunstancias importantes observadas en la revisión, así como también exponerles las sugerencias de carácter general que permitan mejorar el desempeño de las mismas. En conclusión el informe es el documento en el que se expresan todos los puntos que están afectando el desarrollo de la empresa, así como también muestra sus avances a través de las operaciones efectivas de la misma, muestra a su vez las sugerencias para el cambio y desarrollo de la empresa, por lo que el informe debe ser claro y conciso para que cause impacto en los interesados del mismo. Objetivo y función del informe. Analizar las condiciones en que se emitió un informe desde el punto de vista del Contador Público, precisando la naturaleza y alcance de dicho informe buscando la forma de proteger los intereses de los usuarios del informe es el objetivo del mismo. Los objetivos principales que se buscan al elaborar un informe de auditoría operacional – administrativa son:  Informar: Significa dar a conocer a las personas indicadas dentro de la entidad, los resultados importantes del trabajo. (Toma de conciencia).  Persuadir: Es demostrar que los resultados son válidos y tienen razón de ser. (Aceptación).  Obtener resultados: Consiste en presentar recomendaciones para cambios positivos (acción).  El informe cumple muchas funciones altamente importantes, tanto para el auditor como para la  administración. Dichas funciones deben ser cuidadosamente consideradas durante el desarrollo de la auditoría y en la determinación de como redactar el documento señalado, y que son entre otras: 1. Conclusiones basadas en la auditoria. El informe sirve para reunir la evidencia obtenida durante la auditoría operacional - administrativa, con la presentación de hallazgos y conclusiones; representa el resultado final del trabajo de auditoría. 2. Reportar condiciones. El informe reporta a la organización un resumen de las principales áreas que requieren mejoras; esto es, el informe puede ser visto como una herramienta de que se vale la administración para conocer sus operaciones y para evaluar su ejecución. El informe señala que áreas están bien y cuáles pueden ser susceptibles de optimizar. Propósito. Es informar en forma clara, pero concisa, él ¿por qué? Y ¿cómo? de la auditoria. Este cumple muchas funciones altamente importantes, tanto para el auditor como para la administración. Las siguientes funciones deben ser cuidadosamente consideradas durante el desarrollo de la auditoria y en la determinación de cómo redactar el documento señalado. El informe sirve para presentar la evidencia obtenida durante la revisión, con la presentación de hallazgos y conclusiones; representa el resultado final del trabajo de auditoría. Reportar condiciones Este reporta a la organización un resumen de las principales áreas que requieren mejoras; El informe puede ser visto como una herramienta de que se vale la administración para reconocer sus operaciones y evaluar su ejecución. El informe señala que áreas están bien y cuáles pueden ser susceptibles de optimizar. Marco de referencia de la acción administrativa Las recomendaciones en el informe representan las conclusiones del auditor y las acciones que deben ser tomadas por la administración. Con base en las condiciones reportadas y en la identificación de causas, las recomendaciones sirven como marco de referencia para la toma de acciones para corregir deficiencias y mejorar las operaciones. Contenido de los informes de Auditoría Administrativa Antes de iniciar la redacción de un Informe, es conveniente ordenar todos los puntos que se deben incluir en él. Al redactar el informe se deben utilizar expresiones cortas y apoyándose en esquemas. El orden más conveniente de las ideas expresadas, será determinado por la importancia de ellas. Se deben utilizar títulos para el desarrollo de los puntos importantes. Esta titulación debe referirse, en forma breve, al contenido del apartado. Se debe cuidar la conjugación de los verbos usados en la redacción, que sea la más adecuada, de tal manera que refleje el sentido de la expresión. Aclarar puntos de vista del auditor Es normal que el auditor trate de mitigar las circunstancias o aclarar algunas situaciones en las que esta en desacuerdo. Una clara posición del auditado y los comentarios del auditor ayudarán a puntualizar los criterios de la administración y proporcionarán bases para llegar a las decisiones que requieran las circunstancias. Caracteristicas El informe de auditoría operacional – administrativa debe contener como mínimo las siguientes características: Oportuno Son emitidos sin retraso indebido, permiten la pronta y efectiva toma de acciones. Un informe es oportuno cuando se entrega en el momento indicado, en el tiempo preciso en que se ha de tomar una decisión para la cual la información que se está plasmando ha de ser útil o necesaria en ese momento. Competente Se refiere a presentar la información de manera que los resultados sean coherentes con los objetivos de la auditoría. Es decir que la información que estamos presentando debe cubrir con todos y cada uno de los objetivos que se fijaron al inicio de la auditoria operacional – administrativa, así como también es importante que en el proceso de la auditoria y redacción del informe no se divague en información que no sea de interés o este fuera de lugar dentro de la revisión que se pretendió desde su origen. Objetivo Son aquellos que contienen información verdadera, imparcial y sin distorsiones. Las observaciones, conclusiones y recomendaciones deben incluirse libres de todo prejuicio. En este punto es importante que el auditor mantenga su independencia profesional para realizar un informe en el que se plasmara únicamente lo que sucede sin que se desviara la información o trate de encubrirse alguna acción por tratar de cubrir interés ajeno a el mejoramiento de la entidad. Claro Son aquellos que se entienden con facilidad y son lógicos. La claridad se puede mejorar evitando un lenguaje técnico innecesario y proporcionando la suficiente información adicional de respaldo. Esta característica es sumamente importante ya que el informe se distribuye para gente que seguramente no tiene conocimientos del área contable, por lo que debe cuidarse el vocabulario a emplearse y la manera de redactar el informe evitando así malos entendidos o distracciones al lector por falta de comprensión al tener una mala redacción. Conciso Van al grano, se evitan detalles innecesarios, expresan pensamientos completos en el menor número de palabras posible. Es necesario que un informe además de ser claro sea muy explicito, la redacción debe dirigirse directamente al asunto u observación a tratar, sin que se extienda o divague con situaciones que no van conforme al asunto que se está tratando. Sencillo Se debe emplear un vocabulario sencillo para que el informe adquiera una mayor fuerza de veracidad y persuasión, con un seguido aumento de eficacia y atracción. Esta característica se relaciona con los puntos anteriores, ya que además de utilizar un lenguaje claro y entendible se debe dar el toque profesional y personal para resaltar aquello de mayor importancia. Constructivos Como resultado de su tono y contenido, ayudan tanto a los auditados como a la organización y promueven el mejoramiento en donde es requerido. Es importante que la redacción del informe se realice de tal manera que lo que se plasme en este, sirva a la entidad a través de lo que se trasmite a las personas que se encuentran dentro de ella, y que son capaces de cambiar o tienen la autoridad necesaria para decidir la mejor opción. Es decir el informe debe utilizarse para mejora de la entidad. Integridad Se debe incluir todos los hechos importantes observados, y proporcionar información completa sobre las situaciones encontradas, las conclusiones y recomendaciones. Es importante, que de cada observación hecha o tema a tratar se cuente con todo el respaldo necesario y la convicción de lo que se está diciendo es lo correcto o bien, los cambios que se proponen son los que deben hacerse. Relevancia Se refiere a incluir solo los hechos de importancia que repercutan en la operación del área auditada. En esta característica es necesaria la experiencia del auditor para que determine la importancia de cada observación hecha o a tratar con los directivos, ya que incluso en determinado momento se pueda comentar con las personas indicadas antes de presentar el informe a criterio del propio auditor, además de que no debe desviarse del objetivo de la auditoria, al reflejar situaciones que nada tienen que ver con el tema de estudio expuesto. Adecuación La adecuación se define como una actitud de lógica armonía con el lector, y en base a quién leerá el informe, es como se debe redactar el mismo, ello le permite comprender fácilmente lo que se pretende hacer saber. Como ya se ha comentado la redacción del informe debe tener lógica de lo que se está tratando, se recomienda iniciar con puntos más complejos y terminar con aquellos más sencillos que no representan mayor problema. Convicción Es hacer que las evidencias guíen al lector a las mismas conclusiones a las que llego el auditor. Esta característica es al igual que todas de importancia para el resultado de la presentación del informe, ya que deben ponerse en practica los conocimientos del auditor y muchas de las veces de su experiencia profesional para convencer a los representantes de la entidad que los resultados del trabajo, son los que se están plasmando en el informe, y ya que esto no será fácil a lograr los errores detectados será un buen logro. Además de que el principal convencido de todo lo que se ha plasmado debe ser todo el personal que participo en el trabajo de auditoria al contar estos con la experiencia y el conocimiento de todo el trabajo realizado. Utilidad Es aportar elementos que contribuyan a una mejor administración, utilización y optimización de los recursos de la empresa. Esta característica puede resultar repetitiva, mas sin embargo es importante recalcar que todo aquello que se plasme en el informe y que se haga en el proceso de auditoría deberá servir y/o ser funcional para cumplir con los objetivos de la empresa, logrando que esta crezca, ya que de lo contrario no le funcionara a la entidad y será un trabajo sin resultados que al contrario de ayudarla a crecer hará cada vez mas débil a la entidad. Originalidad Se debe ser espontáneo al escribir, debido a que estamos acostumbrados a los formulismos y frases rutinarias, por ello debemos intentar algo diferente en nuestro informe. El informe debe hacerlo suyo el auditor, para lo cual deberá poner mucho cuidado en la redacción del mismo para que cada párrafo y cada palabra que este plasmada en dicho documento se identifique en cierto modo con el estilo del auditor, tratando de hacer algo diferente que de primera impresión sea atractivo para el o los lectores, sin que llegue el punto en que el informe resulte aburrido y por lo tanto se pierda la importancia en el. Cortesía Se refiere al tacto para indicar las aseveraciones en el informe. Es común que conforme al resultado de la auditoría algún elemento de la entidad resulte afectado, y se le apliquen calificativos como: ineficaz, desperdicio, descuido, omisión, etc. Esto no quiere decir que no se mencionen, sin embargo debe hacerse con mucho tacto, ya que de lo contrario las personas podrían sentirse agredidas u ofendidas y esto podría hacer que el trabajo realizado se venga abajo. Estructura En cuanto al contenido del informe, es de aceptación generalizada que, a diferencia de los informes de auditoría contable, hasta la fecha el informe de la auditoría operacional - administrativa no ha desarrollado un formato único con carácter universal. Sin embargo, el contenido del informe debe estar íntimamente relacionado con el propósito de la auditoría operacional - administrativa, que siempre será el mejoramiento de la administración de una organización, por tanto, su evaluación se circunscribe al proceso administrativo, y el informe debe seguir este enfoque. Independientemente de la portada y el índice, esenciales en todo trabajo, las partes que en general debe contener el informe son: Introducción En la introducción, deberán mencionarse aspectos como el propósito de la auditoría operacional - administrativa, que siempre será el mejoramiento de la administración; el objetivo, que siempre será la administración o proceso administrativo, y los elementos o áreas especificas sobre las que se llevó a cabo la auditoría, las cuales pueden ser muy variadas y de complejidad diversa, pudiendo ir desde un elemento de planeación, como un procedimiento; un elemento de organización, como la descripción de un puesto; un elemento de dirección, como la comunicación de las órdenes; un elemento de control, como la medición de algún resultado; hasta la evaluación del sistema administrativo global de la empresa, así como la mención de la salvaguarda de la responsabilidad del auditor; ya que esta se limita a expresar una opinión sobre las observaciones encontradas en los procesos y funciones de las áreas auditadas. También pueden mencionarse, en forma general y si el trabajo lo amerita, la metodología y herramientas empleadas, los problemas de índole operativa encontrados durante el trabajo de auditoría. Resultados y recomendaciones del diagnóstico administrativo Si por la amplitud de la auditoría, ésta ameritó un diagnóstico administrativo previo, entonces el informe deberá contener dichos resultados. Estos resultados hablarán en términos generales sobre las deficiencias y/o aciertos encontrados en la administración general del departamento, división o empresa. Una vez planteado esto, se harán las recomendaciones pertinentes al respecto, también en términos generales. Ejemplo de los asuntos tratados en este informe serían los siguientes: 1. Las deficiencias y/o aciertos encontrados en la planeación. 2. Las deficiencias y/o aciertos encontrados en la organización. 3. Las deficiencias y/o aciertos encontrados en la dirección. 4. Las deficiencias y/o aciertos encontrados en el control. Resultados y recomendaciones de la investigación Del estudio profundo de la administración del área investigada, sea ésta un simple método o todo el sistema administrativo de la empresa, se presentan los resultados y recomendaciones específicas para corregir las desviaciones y/o deficiencias encontradas en ellas. Ejemplos de algunos aspectos referidos a las recomendaciones serían: 1. Los pasos que deben seguirse en un nuevo procedimiento. 2. La nueva técnica que va a usarse en un método de trabajo. 3. La orientación que deben tener ciertas políticas. 4. La relación de autoridad que debe darse entre dos departamentos. 5. Las nuevas funciones que debe desempeñar una sucursal. 6. El sistema de incentivos que se implementará entre los empleados. 7. El tipo de liderazgo que se recomienda para la gerencia de piso. Todos estos asuntos quedan circunscritos en alguna fase del proceso administrativo, que siempre será el marco referencial. Anexos Los anexos son muy importantes porque vienen a apoyar la información vertida en los temas anteriores. Este apoyo se da en forma de explicaciones ampliadas, gráficas representativas, descripciones detalladas, tipos de instrumentos empleados, listado de personas participantes, glosario de términos, entre otros. No se considera necesario ni prudente anexar los instrumentos específicos que fueron utilizados, ya que estos son propiedad intelectual del auditor. El auditor debe cuidar y evaluar todos sus papeles de trabajo, de éstos dependerá parte del éxito en su examen practicado. Los anexos son copias fieles de aquellos documentos que, por muy sencillo que parezcan, nos darán mucha información y apoyo al dictaminar o informar sobre hechos relevantes o desviaciones encontradas. Se requiere anexar lo más indispensable y valedero posible, a continuación se presenta lo que podría ser un anexo: 1. Copia del Acta Constitutiva. 2. Copia de Registro ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Ante las Cámaras, apoyos por parte de Dependencias Estatales, Municipales, Particulares o del Gobierno Federal. 3. Cartas de Actividades de la Gerencia y Jefatura. 4. Manuales, Programas y Planes. 5. Seguimiento de puntos u observaciones de revisiones o auditorías anteriores. 6. Cumplimientos de Principios de Contabilidad y Administración. 7. Registros y cálculos de operaciones por pago de Impuestos Federales, Estatales y Municipales. Preparación del informe de auditoria En virtud de que la fase final del proceso de auditoría operacional – administrativa es la acción tomada por el personal de la organización para incrementar la eficiencia y rentabilidad de las operaciones, una forma por medio de la cual se toman acciones es con base en el soporte, desarrollo y ejecución de buenos informes. La actividad de informar consiste en una combinación de conocimientos técnicos y habilidad para comunicar estos resultados a la gente de quién se debe asegurar su aceptación y soporte activo. La importancia de esta parte del trabajo del auditor en términos de los potenciales de servicio que puede aportar, crea la necesidad de un especial interés y participación por parte del auditor general. Esto significa que el funcionamiento referido debe involucrarse activamente. Esto significa también que los diferentes niveles del grado de auditoría deben tener siempre en mente las necesidades que están asociadas con el informe final de auditoría. A este respecto se deberá considerar este problema par su tratamiento en los programas de entrenamiento. Y así, los informes escritos se convierten en la principal herramienta del auditor para dar servicio a la administración. Y, al mismo tiempo, cuando el informe circula posteriormente, es su carta de presentación, se hace referencia a él, y da origen a implementaciones. Usualmente es el principal factor que finca la reputación del departamento de auditoría. Por todo lo anterior, es obvio que los informes deban ser preparados con especial cuidado. Es obvio también que la influencia del departamento crece paralelamente con la calidad de sus informes. 1. Formato del informe: Esto asegura que la información que se requiera será obtenida al inicio de la auditoria; esto será una guía inmejorable para los auditores en el buen desempeño de su comisión. Los hallazgos serán desarrollados, completados e insertados en las propias secciones del informe, conjuntamente con los comentarios del auditado. 2. Delegación de la redacción: Se debe dar oportunidad de que sean los mismo auditores quienes redacten los hallazgos resultantes de su intervención; esto les dará mayor oportunidad de obtener experiencia, misma que es de alta importancia para su desarrollo. 3. Supervisión: El supervisor debe estar involucrado en el proceso de redacción desde el inicio de la auditoria; deberá estar atento a las tendencias para asegurarse de la solidez de los hallazgos. El supervisor debe revisar también los papeles de trabajo y determinar si los auditores los están preparando de acuerdo a los lineamientos establecidos. Discusión con el auditado: La discusión de los hallazgos con el personal de la organización conlleva un beneficio adicional: ayuda a llegar a acuerdos respecto a la implementación de acciones correctivas. Una vez que se ha terminado la auditoría operacional – administrativa y ya se tiene una visión completa de lo que se ha examinado, llegamos a la etapa de formular nuestro informe, el cual se convierte así, en una guía para mejorar la administración de una empresa. El informe mostrará la actual situación administrativa de un negocio y las posibilidades de lograr superarla, ya que presentará todos aquellos hechos relevantes que tienen efecto en las prácticas administrativas. Por otra parte, el propio informe de la auditoría operacional – administrativa mostrará a quienes lo lean, la calidad, el alcance y el desarrollo del trabajo de quienes ejecutaron dicha auditoría. Esto mismo exige que el informe revista, un claro y completo contenido de lo que se informa y oportuna presentación, para que la administración de la empresa tome las medidas inmediatas que en el mismo se sugieran, claro está que bajo la supervisión de los propios auditores. Para comprender mejor la importancia del informe de la auditoría operacional - administrativa, sobre todo a nivel de empresas, hay que hacer una comparación con los tradicionales informes de la auditoría contable financieros. Estos muestran principalmente la situación financiera a una fecha determinada y los resultados financieros alcanzados en determinado período, mientas que el informe de la auditoría operacional administrativa presenta, como ya hemos asentado anteriormente, la situación administrativa que se tenga también a una fecha determinada, pero esta situación es desde luego mucho más amplia que la primera, ya que nos está informando del comportamiento de la empresa en forma integral. El informe sobre la auditoría operacional – administrativa es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la empresa auditada. Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, los problemas detectados en relación con la eficiencia operativa de la empresa, con los controles y procedimientos establecidos y con el desempeño de sus funcionarios, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. Este enfoque permitirá que la solución dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia y productividad de la empresa. Para que la auditoría operacional – administrativa sea útil a la empresa, el informe debe ser ágil y orientado hacia la acción. Además, siempre que sea posible, debe cuantificar el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios, esto con el fin de lograr un mayor impacto. Por las características que el tipo de auditoría operacional - administrativa opera, el informe debe tener la naturaleza equivalente a un diagnóstico, en el cual se plasmen los hallazgos derivados del trabajo, relacionados con la eficiencia operativa, el efecto y las consecuencias de los problemas detectados. Congruentemente con lo anterior, debe precisarse que no es posible que como resultado final del trabajo se presente una opinión fundamentada tipo dictamen de estados financieros, sobre el grado de eficiencia existente en la empresa. A diferencia de la Auditoría Operacional, el resultado final de la Auditoría Administrativa, implica necesariamente proporcionar sugerencias específicas, el diseño de las formas, procedimientos y sistemas necesarios, la instalación de ellos, y posteriores visitas de supervisión; todo ello con el propósito de que las ideas presentadas funcionen a plenitud y aporten los beneficios deseados. 4. Marco de referencia de la acción administrativa: Las recomendaciones en el informe representan las conclusiones del auditor y las acciones que deben ser tomadas por la administración. Con base en las condiciones reportadas y en la identificación de las causas, las recomendaciones sirven como marco de referencia para la toma de acciones para corregir deficiencias y mejorar las operaciones. El informe también tiene propósitos de referencias, tanto para la revisión de otras áreas de la organización como para dar seguimiento, y poder determinar el grado de acciones correctivas adoptadas. 5. Aclarar puntos de vista del auditado: Es normal que el auditado trate de mitigar las circunstancias o aclarar algunas situaciones en las que esta en desacuerdo. Una clara posición del auditado y los comentarios del auditor ayudaran a puntualizar los criterios de la administración y proporcionaran bases para llegar a las decisiones que requieran circunstancia. 6. Reducir el volumen de detalle a incluir en su reporte del hallazgo, reduciendo consecuentemente el tamaño del informe final.