EL BALANCE GENERAL Y SU IMPORTANCIA PARA LAS CUENTAS DE TODA EMPRESA

El Balance general es la representación numérica de la situación financiera de una persona natural o jurídica en una fecha determinada.

También se le denomina como el estado financiero principal histórico, el cual refleja la situación patrimonial de una empresa en un momento determinado preparado de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) y las Normas Internacionales de Contabilidad e Interpretaciones SIC aplicando el Plan Contable General y en el marco de la doctrina contable.

El Balance General consta de tres partes, Activo, Pasivo y Patrimonio. El Activo muestra los elementos patrimoniales de la empresa, es decir sus bienes y derechos, mientras que el Pasivo detalla su origen financiero es decir las obligaciones de la empresa con terceros y sus trabajadores al corto, mediano y largo plazo; por otra parte el Patrimonio refleja el capital social de la entidad, su origen y composición.

El Balance General de las empresas comprende también las cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio Neto. Las cuentas del activo deben ser presentadas en orden decreciente de liquidez y las del pasivo según la exigibilidad de pago decreciente, reconocidas en forma tal que presenten razonablemente la situación financiera de la empresa a una fecha determinada.

El término liquidez decreciente significa que las cuentas más líquidas es decir que rápidamente pueden convertirse en efectivo se encuentran en la parte superior del Balance; por otro, el término exigibilidad decreciente representa, en el Balance, que las cuentas que deben pagarse en menor tiempo estarán en la parte superior del pasivo corriente.

Es por eso que al elaborarse el balance general de una empresa, el empresario obtiene la información valiosa sobre su negocio, en que estado están sus deudas y la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo para sus inversiones.

En fin, el balance general es un documento vital para toda organización al cierre de su período económico y en donde la persona más indicada para la realización del mismo es un Contador Público Colegiado, quien es el encargado de organizar las cuentas de acuerdo a su clasificación haciendo de este documento una herramienta de uso eficaz para una mejor interpretación financiera.

Balance General

"Trabajos de Contabilidad"

Es el documento en el cual se describe la posición financiera de la empresa en un momento dado (en un punto específico del tiempo).

Indica las inversiones realizadas por la empresa bajo la forma de Activos, y los medios a través de los cuales se financiaron dichos activos, ya sea que los fondos se obtuvieron bajo la modalidad de préstamos (Pasivos) o mediante la venta de acciones (Capital Contable).

Es como una FOTOGRAFIA que muestra la posición financiera de la empresa en un momento determinado del tiempo. Está compuesto por el Activo, Pasivo y Patrimonio.

El Balance General de una empresa muestra sus activos (lo que posee) y sus pasivos (lo que debe) en un momento dado.

La diferencia entre activos y pasivos es el valor neto de la empresa, llamado también Patrimonio o Capital de los propietarios.

Ecuación de Equilibrio

Componentes del Balance General

* Activo: se refiere a todo aquello que le pertenece a la empresa y se clasifican según su grado de liquidez, es decir, la facilidad con la que se pueden convertir en efectivo. Se ordenan según el grado de liquidez, de mayor a menor grado. Se dividen en Activo Corriente y Activo No Corriente.

- Activo Corriente: son aquellos Activos con mayor grado de liquidez (aquellos que se pueden convertir en efectivo en un período máximo de un año, es decir, el ciclo normal de operación de un negocio). Entre ellos tenemos: Caja y Bancos, Cuentas por Cobrar, Otras cuentas por cobrar, Inventarios y Gastos Pagados por Anticipado.

Caja y Bancos: representa el Efectivo de la empresa (en la misma empresa o en Bancos). Este activo tiene un 100% de liquidez.

Cuentas por cobrar: son producto de las ventas al crédito y representan aquellos montos que la empresa va a recibir como pago de sus clientes (deudores).

Otras Cuentas por cobrar: son cuentas por cobrar producto de alguna transacción distinta al giro del negocio (alquiler de algún ambiente propiedad del negocio).

Inventarios: representan las existencias que tiene la empresa en su almacén, pudiendo ser: insumos, materia prima, productos en proceso y productos terminados, dependiendo del giro del negocio (empresa productora, comercial o de servicios).

Gastos pagados por anticipado: representas pagos que la empresa realiza por adelantado por algún producto o servicio que utilizará en el futuro (seguros, alquileres).

- Activo No Corriente: son aquellos Activos con menor grado de liquidez (aquellos que se pueden convertir en efectivo en un plazo mayor a un año). Entre ellos tenemos los Activos Fijos (terrenos, inmuebles, maquinarias, equipos) y Depreciación.

Activos Fijos: son el Terreno, Edificios (Inmueble), Maquinaria y Mobiliario propiedad de la Empresa.

Depreciación: representa el desgaste de los Activos Fijos propiedad de la empresa, por su uso en el tiempo. El único Activo Fijo que no se deprecia es el Terreno.

Método de depreciación: línea recta.

Ejemplo: Si usted adquiere una cinta de escribir para la impresora puede deducir el costo de la misma en forma inmediata. Sin embargo si adquiere una máquina en $ 25,000.00 e intenta hacer lo mismo sus ingresos se verán distorsionados. La diferencia es que la maquina será utilizada a lo largo de varios años para generar ingresos.

De manera que se deduce o deprecia una porción de ese gasto a lo largo del tiempo estimado de duración del mismo. Los EEFF reflejaran mejor la contribución de ese activo a sus operaciones.

* Pasivo: son las obligaciones que tiene la empresa para con terceros (excepto dueños). Se clasifican según el plazo en el cual se tiene que honrar dicha obligación y se dividen en Pasivo Corriente y Pasivo No Corriente.

- Pasivo Corriente: son aquellas deudas que deben honrarse en el corto plazo (un año como máximo). Se tienen: Proveedores, Bancos, Empleados, Estado, entre otros.

Proveedores: son las obligaciones que tiene la empresa para con sus Proveedores, por los créditos que estos le hayan otorgado.

Bancos: son las deudas que tiene la empresa con los bancos por préstamos de corto plazo que estos le hayan otorgado.

Empleados: son las deudas que tiene la empresa con sus empleados (trabajadores) por concepto de sueldos, gratificación, beneficios sociales, entre otros.

Estado: son las deudas que tiene la empresa con el Estado por el pago de impuestos.

- Pasivo No Corriente: son aquellas deudas que deben honrarse en el largo plazo (más de un año). Se tienen Hipotecas, Tenedores de Bonos, entre otros.

Hipotecas: son deudas de largo plazo que tiene la empresa con entidades financieras por algún crédito hipotecario.

Tenedores de Bonos: son deudas de largo plazo que tiene la empresa con inversionistas de bonos emitidos por esta.

* Patrimonio: son las obligaciones que la empresa tiene con accionistas. Se tienen: Capital y Utilidades Acumuladas.

Capital: representa la inversión inicial y aportes posteriores que hayan realizado los dueños o accionistas de la empresa para la constitución y operación de la misma.

Utilidades Acumuladas: son las ganancias que la empresa va teniendo en el tiempo las cuáles se van acumulando. Estas se pueden capitalizar (convertirse en Capital) o distribuirse a los dueños a través del pago de dividendos.

Estructura del Balance General

Ejemplo de Balance General

Aspectos adicionales del Balance General

Aunque todos los activos se expresan en términos de unidades monetarias, sólo el Efectivo representa dinero real. Las cuentas por cobrar son cuentas adeudadas por terceros a favor de la empresa y los inventarios muestras las inversiones en unidades monetarias que la empresa ha realizado en materias primas, productos en proceso y productos terminados.

Los derechos contra los activos pueden ser de dos tipos: pasivo (dinero que adeuda la empresa) y la propiedad de los accionistas. El capital de los accionistas será un residuo que representa la cantidad que recibirán los accionistas si todos los activos de la empresa pudieran venderse a sus valores en libros y si todos los activos pudieran pagarse también en valores.

La cuenta Utilidades Retenidas se acumula a través del tiempo a medida que la empresa “ahorra” o “reinvierte” una parte de sus utilidades en lugar de pagarla como dividendos.

La otra cuenta del Patrimonio, el capital, surge de la emisión de acciones para obtener nuevos fondos de capital.

El balance general cambiará todos los días a medida que la empresa va teniendo diversos tipos de transacciones (aumento de inventarios, disminución de préstamos bancarios, entre otros).

Ecuación de Equilibrio

Si se incrementa un Activo se debe:
- disminuir otro activo en un importe igual, o
- aumentar un pasivo o patrimonio en un importe igual.

Si se disminuye un Activo se debe:
- aumentar otro activo en un importe igual, o
- disminuir un pasivo o patrimonio en un importe igual.

Si se incrementa un Pasivo se debe:
- disminuir otro pasivo o patrimonio en un importe igual, o
- aumentar un activo en un importe igual.

Si se disminuye un Pasivo se debe:
- aumentar otro pasivo o patrimonio en un importe igual, o
- disminuir un activo en un importe igual.