INTRODUCCIÒN A LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes:

• De control
• De productividad
• De organización
• De servicio
• De calidad
• De cambio
• De aprendizaje
• De toma de decisiones

CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORIA

La auditoría debe ser realizada en forma analítica, sistémica y con un amplio sentido crítico por parte del profesional que realice el examen.  Por tanto no puede estar sometida a conflictos de intereses del examinador, quien actuará siempre con independencia para que su opinión tenga una verdadera validez ante los usuarios de la misma.

Todo ente económico puede ser objeto de auditaje, por tanto la auditoría no se circunscribe solamente a las empresas que posean un ánimo de lucro como erróneamente puede llegar a suponerse.  La condición necesaria para la auditoría es que exista un sistema de información.  Este sistema de información puede pertenecer a una empresa privada u oficial, lucrativa o no lucrativa.

            La Auditoría es evaluación y como toda evaluación debe poseer un patrón contra el cual efectuar la comparación y poder concluir sobre el sistema examinado. Este patrón de comparación obviamente variará de acuerdo al área sujeta a examen.  Para realizar el examen de Auditoría, se requiere que el auditor tenga un gran conocimiento sobre la estructura y el funcionamiento de la unidad económica sujeta al análisis, no sólo en su parte interna sino en el medio ambiente en la cual ella se desarrolla así como de la normatividad legal a la cual está sujeta.

El diagnóstico o dictamen del auditor debe tener una intencionalidad de divulgación, pues solo a través de la comunicación de la opinión del auditor se podrán tomar las decisiones pertinentes que ella implique. Los usuarios de esta opinión pueden ser internos o externos a la empresa.

ALCANCE

• Naturaleza jurídica
• Criterios de funcionamiento
• Estilo de administración
• Proceso administrativo
• Sector de actividad
• Ámbito de operación
• Número de empleados
• Relaciones de coordinación
• Desarrollo tecnológico
• Sistemas de comunicación e información
• Nivel de desempeño
• Trato a clientes (internos y externos)
• Entorno
• Productos y/o servicios
• Sistemas de calidad

PRINCIPIOS BÀSICOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

• Debe ser objetiva
• Debe tener relación con el presente y el futuro
• El resultado de la Auditoria debe ser fácil de entender y aplicar.
• Establecer normas de desempeño
• Crear medidas de control para la valoración de los sistemas y procedimientos.
• Elaborar informes de la Auditoria
• Sentido de la evaluación
• Proceso de Verificación
• Pensar como el Administrador
• Permanencia
• Integridad
• Oportunidad
• Función Preventiva
• Independencia
• Objetividad
• Actuación racional
• Cobertura General
• Cumplimiento de las Normas de Auditoria
•   Objetividad
•  Calidad
•   Exactitud

VALORES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

• Honestidad
• Transparencia
• Responsabilidad
• Constancia
• Iniciativa
• Compromiso
• Calidad
• Justicia
• Lealtad
• Ética
• Veracidad

LIMITACIONES DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Si bien esta técnica es una herramienta magnífica de la administración, no es infalible, en virtud de que su principal limitación consiste en que no cuenta, hasta ahora, con una escala de valores precisa con la que pueda medirse el grado de eficiencia con que se cumple una función; por tanto, el resultado de tal revisión adolece de cierta subjetividad, ya que el responsable de ella quien determina el patrón ideal que usará como base para la evaluación.

No obstante lo anterior, tenemos la seguridad de que a medida que se vaya desarrollando esta técnica, irá recabando experiencias valiosas que conducirán, indefectiblemente, al establecimiento de convenciones generales sobre los modelos ideales contra los que se deban comprar los resultados.

 

CAMPOS DE APLICACIÓN DELA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

A continuación se muestra en el siguiente diagrama, como la auditoría se clasifica en dos partes que son Auditoría Administrativa y Auditoría Financiera, asimismo la Auditoría Administrativa que es la parte referencial (que es a la que nos estamos enfocando en esta unidad) en cuanto a su clasificación se encuentra dividida en 3 áreas que son Integral, Funcional y Operacional.

DIFERENCIA ENTRE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

La Auditoría Administrativa se encuentra dentro del campo de la Administración y forma parte primordial como medio de control y cambio. La Auditoría Administrativa persigue controlar y comparar el estado actual de la empresa y qué tan lejos está de lo que se quiere hacer y qué medidas adoptar para alcanzar sus metas o que cambios pertinentes deben hacerse para acceder a un mejor nivel de desempeño.

La Auditoría Administrativa forma parte de una estrategia, de un proceso de cambio que requiere una clara decisión del más alto nivel y un consenso de voluntades destinado a lograr que una organización tenga la capacidad para transformarse y crecer de manera efectiva.

Una Auditoría administrativa es el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.

Por sus características, la Auditoría Administrativa permite que se revele en qué áreas se requiere de un estudio más profundo, qué acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, cómo superar obstáculos, cómo imprimir mayor cohesión al funcionamiento de las mismas y, sobre todo, un análisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas.

La auditoria financiera, es un examen objetivo, sistemático, profesional e independiente, efectuado de acuerdo con normas de Auditoría generalmente aceptadas tomando como base los estados de resultados, estados de flujo de efectivo, estado de utilidades retenidas o déficit acumulado y cuotas a los estados financieros.

Su objetivo es,  evaluar y verificar las operaciones que han dado lugar a los mencionados estados financieros con el fin de emitir una opinión o dictamen sobre si presentan razonablemente la situación financiera de las empresas, los resultados de sus operaciones y los cambios que ésta haya sufrido el ente económico

Las limitaciones de la auditoria financiera son:

• La Auditoría no nos informa de las causas que motivaron la situación financiera y los resultados obtenidos según los estados financieros dictaminados, es decir, no nos da información referente a:
• La posición que la empresa guarda en el mercado;
• La forma como se han venido logrando los objetivos de la empresa;
• Las políticas administrativas;
• La misión de los sistemas y procedimientos de operación;
• Como se ha desarrollado el elemento humano, principalmente el directivo;
• Como se han utilizado los recursos con que cuenta la empresa

El administrar en las organizaciones es un mundo lleno de funciones, tales como: planificación, organización, dirección, ejecución y control. En definitiva en lo personal las funciones mencionadas son procesos básicos para que la organización enfrente diferentes retos y los supere por sí sola.

En la vida real en las organizaciones existe un concepto muy conocido denominado “eficiencia”, el cual no es más que la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un determinado efecto. Pero como establecer un grado aceptable de eficiencia el cual nos permita notar que nuestra organización está logrando alcanzar lo que se ha trazado, los cuales casi siempre son identificados por la dirección, pero el defecto que hay en lo definido anteriormente es que la capacidad de una organización no solo puede basarse en criterios de eficiencia clásico, los cuales son cuantitativos.

La pregunta en este sistema es ¿ cuánto polos puedo producto con la maquina A?, ¿es realmente eficiente la nueva maquinaria que hemos adquirido?, con la perspectiva clásica se reduce el alcance y se sectoriza la concepción de la empresa, así como la potencialidad de la acción participativa humana, pues la evaluación se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la dirección para el resto de los integrantes de la organización y solo mide los fines que para aquélla son relevantes. Por tanto se hace necesario una recuperación crítica de perspectivas y técnicas que permiten una evaluación integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propósitos que están presentes en las organizaciones.
        No hay duda que los procesos cuantitativos de evaluación de una organización, son validos porque de cierto modo te dan una proximidad a las perspectiva cualitativa, es decir en una organización, que no existe una eficiencia aceptable, por ende se puede proponer como hipótesis primarias , que el trabajador no está a gusto con lo que realiza , que se labora en un ambiente conflictivo, que hay duplicidad de tareas , en fin infinidad de acciones que por ende son de aspecto subjetivo (cualitativos), los cuales son mucho más difíciles determinar su grado de eficiencia.

Una herramienta importante e indispensables que forma parte del proceso de control , es la Auditoría y esta a su vez puede definirse como «un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados, cuyo fin consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como establecer si dichos informes se han elaborado observando los principios establecidos para el caso»

¿Existe diferencia entre la auditoría financiera y la auditoria que aplicamos los administradores?

Auditoría financiera.- El añadido financiero tiene por objetivo distinguirla de otros tipos de auditoría. Este se lleva a cabo para determinar si el conjunto de estados financieros se presentan de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Auditoria administrativa o de gestión.- Es un examen detallado de la administración con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, el cumplimiento de sus metas, la utilización de sus recursos humanos, financieros, materiales, sus métodos , controles y su forma de operar. En esencia la auditoria administrativa es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva suficiente.

Las auditorias pueden efectuarse internamente en la empresa o contratar servicios de contadores independientes que no tienen relación alguna y nada que ver con la empresa.

CARACTERÍSTICAS MÁS COMUNES ENTRE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA.
TIPO	AUDITORIA ADMINISTRATIVA	AUDITORIA FINANCIERA
SEMEJANZAS	Los métodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso administrativo aplicados en toda la organización. Asegurar confiabilidad e integridad de la información, complementándose con la operacional y financiera. Se lleva a cabo por contador público interno o externo, e interdisciplinaria.	La situación e información financiera de la empresa. Asegurar confiabilidad e integridad de la información, complementándose con la operacional y administrativa. Se lleva a cabo por contador público interno o externo, o independientemente autorizado.
DIFERENCIAS	No es numérica. Utiliza los estados financieros como un medio. Se emiten recomendaciones por medio de una carta dirigida a los encargados de la administración y en su caso a los dueños de la empresa.	Auditoria numérica. Utiliza los estados financieros como un fin. Se emite una opinión por medio de un dictamen
OBJETIVOS	Evaluar y promover el cumplimiento del proceso administrativo Evalúa la calidad de la administración en su conjunto.	Expresar una opinión sobre las cuentas, rubros y conceptos examinados, para dar confiabilidad a los estados financieros. La opinión servirá para efectos internos o externos .

FUNCIONES DEL AUDITOR

Para ordenar e imprimir cohesión a su labor, el auditor cuenta con un una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organización.

Las funciones tipo del auditor son:

• Estudiar la normatividad, misión, objetivos, políticas, estrategias, planes y programas de trabajo.
• Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.
• Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar una auditoria.
• Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados.
• Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo.
• Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información.
• Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.
• Respetar las normas de actuación dictadas por los grupos de filiación, corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras.
• Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organización
• Analizar la estructura y funcionamiento de la organización en todos sus ámbitos y niveles
• Revisar el flujo de datos y formas.
• Considerar las variables ambientales y económicas que inciden en el funcionamiento de la organización.
• Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos de oficina.
• Evaluar los registros contables e información financiera.
• Mantener el nivel de actuación a través de una interacción y revisión    continua de avances.
• Proponer los elementos de tecnología de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional.
• Diseñar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria.

Conocimientos que debe poseer el auditor

Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparación acorde con los requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitirá interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearán durante su desarrollo.

Atendiendo a éstas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de formación:

Académica

Estudios a nivel técnico, licenciatura o postgrado en administración, informática, comunicación, ciencias políticas, administración pública, relaciones industriales, ingeniería industrial, sicología, pedagogía, ingeniería en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseño gráfico.

Otras especialidades como actuaría, matemáticas, ingeniería y arquitectura, pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitación que les permita intervenir en el estudio.

Complementaria

Instrucción en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros.

Empírica

Conocimiento resultante de la implementación de auditorías en diferentes instituciones sin contar con un grado académico.

Adicionalmente, deberá saber operar equipos de cómputo y de oficina, y dominar él ó los idiomas que sean parte de la dinámica de trabajo de la organización bajo examen. También tendrán que tener en cuenta y comprender el comportamiento organizacional cifrado en su cultura.

Una actualización continua de los conocimientos permitirá al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su función en forma prudente y justa.

 Habilidades y destrezas del auditor

En forma complementaria a la formación profesional, teórica y/o práctica, el equipo auditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo, referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrínsecos a su carácter.

La expresión de éstos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el deber ser de cada caso en particular, sin embargo es conveniente que, quien se dé a la tarea de cumplir con el papel de auditor, sea poseedor de las siguientes características:

§  Actitud positiva.

§  Estabilidad emocional.

§  Objetividad.

§  Sentido institucional.

§  Saber escuchar.

§  Creatividad.

§  Respeto a las ideas de los demás.

§  Mente analítica.

§  Conciencia de los valores propios y de su entorno.

§  Capacidad de negociación.

§  Imaginación.

§  Claridad de expresión verbal y escrita.

§  Capacidad de observación.

§  Iniciativa.

§  Discreción.

§  Facilidad para trabajar en grupo.

§  Comportamiento ético.

Experiencia del auditor

Uno de los elementos fundamentales que se tiene que considerar en las características del equipo, es el relativo a su experiencia personal de sus integrantes, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que se emplean para determinar la profundidad de las observaciones.

Por la naturaleza de la función a desempeñar existen varios campos que se tienen que dominar:

• Conocimiento de las áreas sustantivas de la organización.
• Conocimiento de las áreas adjetivas de la organización.
• Conocimiento de esfuerzos anteriores
• Conocimiento de casos prácticos.
• Conocimiento derivado de la implementación de estudios organizacionales de otra naturaleza.
• Conocimiento personal basado en elementos diversos.

Responsabilidad profesional del auditor

El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y técnicas que habrá de aplicar en una auditoría, así como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes.

Para éste efecto, debe de poner especial cuidado en :

• Preservar la independencia mental
• Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional adquiridas
• Cumplir con las normas o criterios que se le señalen
• Capacitarse en forma continua

También es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a sus juicios, por que debe preservar su autonomía e imparcialidad al participar en una auditoría.

Es conveniente señalar, que los impedimentos a los que normalmente se puede enfrentar son: personales y externos.

Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen específicamente en el auditor y que por su naturaleza pueden afectar su desempeño, destacando las siguientes:

• Vínculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la organización que se va a auditar
• Interés económico personal en la auditoría
• Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas
• Relación con instituciones que interactúan con la organización
• Ventajas previas obtenidas en forma ilícita o anti ética

Los segundos están relacionados con factores que limitan al auditor a llevar a cabo su función de manera puntual y objetiva como son:

• Injerencia externa en la selección o aplicación de técnicas o metodología para la ejecución de la auditoría.
• Interferencia con los órganos internos de control
• Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditoría
• Presión injustificada para propiciar errores inducidos

En estos casos, tiene el deber de informar a la organización para que se tomen las providencias necesarias.

Finalmente, el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su función está sujeta a la medida en que afronte su compromiso con respeto y en apego a normas profesionales tales como:

• Objetividad.- Mantener una visión independiente de los hechos, evitando formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que obtenga.
• Responsabilidad.- Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus encargos oportuna y eficientemente.
• Integridad.- Preservar sus valores por encima de las presiones.
• Confidencialidad.- Conservar en secreto la información y no utilizarla en beneficio propio o de intereses ajenos.
• Compromiso.- Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organización para la que presta sus servicios.
• Equilibrio.- No perder la dimensión de la realidad y el significado de los hechos.
• Honestidad.- Aceptar su condición y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo.
• Institucionalidad.- No olvidar que su ética profesional lo obliga a respetar y obedecer a la organización a la que pertenece.
• Criterio.- Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.
• Iniciativa.- Asumir una actitud y capacidad de respuesta ágil y efectiva.
• Imparcialidad.- No involucrarse en forma personal en los hechos, conservando su objetividad al margen de preferencias personales.
• Creatividad.- Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo.

Relación de la auditoria administrativa con otras ciencias

Administración estratégica Cada vez más, las organizaciones toman en consideración el futuro y formulan, implementan y evalúan estrategias con el objeto de adaptarse eficazmente al cambio a largo plazo. La administración estratégica es el arte y la ciencia de formular, implementar y evaluar decisiones ínter-funcionales que permiten a la organización alcanzar sus objetivos.

Desarrollo organizacional proceso de cambio planificado a largo plazo, guiado y apoyado por la alta dirección para el mejoramiento de las estrategias, estructuras, procesos, las personas y la cultura de la organización con el objeto de mejorar el desempeño de una organización.

Sistemas de calidad total Al igual que en la Administración Estratégica y el Desarrollo Organizacional, el emprender acciones de Mejoramiento mediante un Sistema de Administración de Calidad requiere un diagnóstico previo para conocer el estado actual de la organización donde se pretenda implantar

Auditoria de calidad total Como se mencionó en el tema de Sistemas de Calidad Total, existen diferentes modelos, sistemas y normas que se han instituido en diversos países con el fin de que las organizaciones mejoren la calidad de sus prácticas tanto administrativas como operacionales. En Japón se instituyó un premio de calidad, creado en 1951 para conmemorar las contribuciones que el Dr. W. E. Deming hizo al control de calidad en ese país. Cuando una empresa hace una solicitud para participar en el concurso, el subcomité del premio envía a un gran número de expertos en control de calidad a visitar las plantas y sede de la empresa. Estos expertos examinan el estado actual de la empresa y otorgan calificaciones. Para ser merecedora de alguno de los premios, la empresa debe alcanzar 70 puntos como un todo, la alta gerencia debe lograr por lo menos 70 puntos y ninguna de las unidades examinadas puede obtener menos de 50.

Principios del control interno

• Igualdad
• Moralidad
• Eficiencia
• Economía
• Celeridad
• Imparcialidad
• Publicidad
• Valoración de costos ambientales